A escolha de um hotel para a realização de um evento tem que estar além do evento em si, tem que ter um foco maior nas praticidades que cada hóspede terá durante o evento e também em seus momentos de lazer.

As áreas de lazer como piscinas, salão de jogos e áreas de convívio social precisam estar impecáveis para todos, sempre. Se a piscina tem um horário estabelecido para fechar, por exemplo, deve-se observar se o hóspede que participará do evento poderá fazer uso dela em outro horário. Seria altamente frustrante não poder fazer uso de piscinas, sauna e alguns outros locais por incompatibilidade de horário. Isso se aplica também a serviços de salão de beleza, SPA e área de jogos, se o hotel fornecer estes serviços também, claro.

A organização de um evento empresarial exige alguns esforços e detalhes importantes que devem ser levados em consideração. Assim como planejar uma viagem de lazer, porém com uma certa riqueza de detalhes, acabamos  direcionado para a praticidade que o profissional que irá participar do evento deve ter.

Abaixo, selecionei alguns itens bastante importantes para que um evento seja mais exclusivo e prático para todos.

Acomodações – 

Se os apartamentos serão compartilhados, por exemplo, é importante que além do obvio de ter as camas separadas, que os kits de ammenities também assim sejam. Um dos maiores erros é achar que apenas um kit irá servir para três pessoas com perfis totalmente diferentes. Além de cada um eventualmente usar maior quantidade que o outro, certas coisas como um sabonete são muito pessoais para partilhar. Mais que bom senso, temos uma questão higiênica para dar total atenção.

Internet – 

Nos dias de hoje, é impensável termos um evento profissional dentro de um hotel onde o hóspede terá que pagar pelo acesso a internet e wi-fi. É uma constatação obvia, devemos lembrar que ele está ali a trabalho e precisará estar conectado full time e nem sempre a operadora telefônica garantirá um bom sinal de internet. Se o hotel já fornece este serviço incluso, certamente será melhor avaliado na hora de ser contratado e claro, o hóspede sairá de lá bem mais satisfeito, o que acabará gerando divulgação espontânea, tanto no famoso “boca a boca” como na própria internet, através das redes sociais.

Restaurante – 

Geralmente nos eventos corporativos o restaurante do hotel é utilizado para almoços, jantares e pequenos lanches para os participantes. Se o hotel possui um espaço diferenciado, exclusivo para atender este grupo especialmente, com maior atenção e rapidez, isso será muito funcional.  Vamos lembrar que nem sempre o serviço de cozinha conseguirá abastecer com agilidade um único salão que terá diversos grupos chegando ao mesmo tempo, se misturando inclusive aos hóspedes de lazer. Infelizmente, muitos lugares pecam nesta questão. É extremamente incômodo ficar em uma fila gigantesca esperando um prato ser reposto no buffet e o profissional que terá apenas uma hora para almoçar, por exemplo, terá que engolir a comida muito rapidamente se tiver que ficar esperando por reposição nas bancadas.  Além disso, temos a questão do barulho. Se o local não tem um bom tratamento acústico, se tivermos muitas pessoas falando ao mesmo tempo, será desagradável para todos.

Comodidade – 

Embora grande parte das empresas que contratam o hotel para este tipo de evento esteja bem equipada, algumas ainda não dão atenção a este detalhe. Por maior que seja a conectividade, existem momentos que nada substitui um habitual bloco com lápis para anotações rápidas. Prático, discreto e de baixo custo.

Check-in e Checl-out exclusivo –

O hotel pode simplificar solicitando para a empresa os dados das pessoas que ficarão hospedados com antecedência. Assim, ao chegar, bastará conferir o cadastro já preenchido e apenas assinar. O hotel ganha em agilidade e eficiência e não teremos longas filas. Se o hotel puder oferecer um local para este atendimento diferenciado, melhor ainda. Quem não gosta de ter atenção exclusiva nos menores detalhes? E isso não custa dinheiro algum, basta apenas querer fazer.