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Saiba porque fazer a gestão dos seus documentos on-line

Acesse tudo que precisa a qualquer momento e em qualquer lugar.

documentos on-line

A gestão de documentos envolve a forma como são guardados arquivos e quaisquer informações que sejam importantes para uma empresa. Houve épocas em que tudo era impresso ou datilografado e guardado nas famosas estantes de arquivos. 

No entanto, com a chegada da internet, a tendência foi diminuir, cada vez mais, o número de papéis e buscar por uma forma mais segura de manter o controle financeiro. Os computadores tiveram seu espaço e os softwares foram instalados para facilitar a tarefa.

O detalhe é que, mesmo que as informações estivessem em um computador e não fosse necessário manter um arquivo repleto de papéis, ainda existia o mesmo problema: uma única cópia e um único local de acesso.

Com o tempo, as empresas perceberam como seria vantajoso investir em softwares que permitissem fazer a gestão de documentos on-line: tudo fica salvo na nuvem e pode ser acessado a qualquer momento, em qualquer lugar. Muitas empresas já apresentam um sistema seguro, mesmo que totalmente on-line.

Por que fazer a gestão de documentos on-line?

Sabendo de todas essas mudanças, há quem se pergunte porque deveria gerenciar seus documentos on-line. Se essa dúvida ainda te persegue, veja motivos para aderir aos sistemas hospedados na nuvem:

Organização

Se tudo que você precisa está em um único lugar, a organização fica mais fácil, pois, você sabe como e onde encontrar cada item. Além disso, qualquer funcionário da empresa entende como o programa funciona e de que maneira usar os dados requeridos em determinado momento.

Assim, a organização é um dos principais benefícios de empresas que investem na gestão de documentos on-line, algo que acelera muitos processos rotineiros.

Redução de custos

Os custos operacionais são reduzidos quando os documentos são salvos na nuvem. Não é preciso ter um espaço físico destinado, especialmente, aos documentos, nem uma pessoa contratada para organizar tudo. Qualquer funcionário consegue acessar o que precisa direto de seu computador.

Além disso, não é necessário pagar por cada instalação em um aparelho. Muitas vezes, a licença é única para que vários e-mails da empresa consigam verificar e editar os dados.

Rapidez de acesso aos documentos

Se todos os arquivos da empresa são impressos e ficam guardados em armários, quando alguma informação é solicitada, irá demorar algum tempo para obtê-la, já que alguém terá que se responsabilizar por procurar aquele documento.

Situação semelhante acontece no caso de programas instalados em somente um computador, uma vez que apenas um único funcionário tem acesso àqueles dados. Quando os documentos estão na nuvem, bastam alguns cliques e o problema estará resolvido.

Facilidade de acesso aos documentos

Precisa acessar uma informação e não está em frente ao seu computador na empresa? Não tem problema! Com a gestão on-line de documentos, você consegue conferir informações e buscar dados a qualquer momento, em todo lugar. Pode usar até o seu celular, desde que tenha instalado o software contratado.

Assim, é possível fazer uma visita a um cliente e apresentar dados que considera importante sobre sua empresa, ajudando a fechar negócio e sem riscos de perder o arquivo ou esquecer o pen drive. Tudo que você precisa é de uma conexão com a internet.

Processos padronizados

Padronizar processos facilita o entendimento dos documentos salvos on-line. Imagine que tudo era feito em um único computador e aquele funcionário saiu da empresa. O novo contratado trabalha de forma diferente na disposição dos números e usa outras funções do mesmo programa.

O que acontece? Demora até treiná-lo todos da empresa conseguirem entender novamente o que vem sendo divulgado. Quando tudo fica na nuvem, todos os funcionários podem ter acesso às informações e seguem um mesmo padrão para adicioná-las. Muito mais simples e prático.

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