Vai começar a Copa do Mundo e muitos profissionais estarão atentos aos resultados dos jogos. Especialmente, neste ano, que o evento será realizado aqui no Brasil. No entanto, temos os compromissos profissionais que não podem ser deixadas de lado, não dá para transferir tarefas para depois da Copa. Diante disso, como as empresas podem se organizar para acompanhar os jogos sem que a produtividade caia? Como é possível manter os resultados em alta?

Para Christian Barbosa, um dos maiores especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade,  nesse período é possível que alguns profissionais percam o foco e atrasem suas atividades, por isso, é recomendável que atividades complexas, como relatórios, sejam programados para outros dias. Outra estratégia para manter os objetivos da empresa é realizar um planejamento que evite situações emergenciais.  “Nos dias de jogo a concentração fica mais difícil. Para evitar atrasos, o melhor é fazer um relatório na véspera do dia do jogo, por exemplo. Já para aqueles que são viciados em futebol e não querem perder por nada os jogos da Copa das Confederações, uma saída é combinar com o chefe para tirar férias ou usar folgas de banco de horas para poder assistir aos jogos, por exemplo. Isso vai evitar prejuízos para a empresa e para o profissional”. Segundo Barbosa, essas adaptações valem para todos os jogos, não somente os do Brasil, ele acredita que as empresas não devem fazer grandes mudanças. “Se fizerem, a produtividade pode ficar comprometida. É importante deixar claro aos profissionais que mesmo com os jogos existem tarefas a serem cumprida”.

Christian Barbosa

Christian Barbosa que é CEO da Triad PS – www.triadps.com.br, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, tira algumas dúvidas sobre como ser mais produtivo, confira:

Utilizar a tecnologia para organizar as atividades ajuda?

Quando usada corretamente, ela pode ser uma ótima aliada na organização. A tecnologia, como os aplicativos atuais, pode ser uma aliada quando nos ajuda a filtrar e selecionar melhor as informações que precisamos. No entanto, a pessoa que não tem foco na utilização das tecnologias pode ter problemas. Por isso, definir limites é vital e a autodisciplina é fundamental para viver bem o tempo. Ou seja, a mesma tecnologia que nos enlouquece também pode nos ajudar a nos organizarmos melhor e sermos mais produtivos.

Qual o impacto de um bom planejamento das tarefas nos resultados do dia-a-dia?

A pessoa que consegue se planejar e focar no que realmente é importante tem uma rotina mais equilibrada. Isso reflete em melhores resultados na vida profissional e, principalmente, pessoal. Aqueles que não organizam bem o tempo acabam perdendo vida. Em um ambiente desorganizado sem planejamento, as pessoas têm mais chances de ficarem estressadas, sem energia, sem motivação, sem ânimo para os relacionamentos afetivos e não conseguem cuidar da própria saúde. Além disso, essas pessoas têm a impressão de que o tempo está correndo mais rápido e, no final, fica aquela sensação de que algo não foi feito.

Quais os principais “vampiros de produtividade” que podem prejudicar o trabalho diário?

Quando resolvemos administrar nosso tempo devemos lembrar que o excesso de prioridades, muitas urgências, falta de planejamento, desorganização, procrastinação, falta de objetivos claros e tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, são reflexos de diversos erros comuns que os profissionais cometem, como:

– Não anotar prioridades e afazerem em uma ferramenta, seja uma agenda, smarthphone, caderno ou Outlook;

– Não planejar seu diário com antecedência mínima de três dias;

– Não priorizar o dia de trabalho e faz aquilo que aparece primeiro;

– Deixar o e-mail aberto todo momento sendo interrompido constantemente;

– Deixar as coisas importantes se tornarem urgentes;

– Criar várias agendas e não sincronizá-las;

– Aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las;

– Não priorizar você na agenda;

– Não dizer “não”;

– Acreditar que tudo pode ser feito.

Qual dica você dá para que nosso leitor já passe a organizar melhor seu tempo e aumentar sua produtividade diária?

Na verdade, costumo dizer que existem 7 itens básicos para quem deseja organizar melhor o tempo:

1- Coloque você na agenda. Crie compromissos e tarefas relacionados a papeis e relacionamentos importantes da sua vida. Crie o papel EU S.A. e planeje ações que possam satisfazer o seu eu, coisas que você gosta, que vão fazer você se sentir bem e mais energizado. Comece se perguntando o que eu quero fazer de importante para mim? Bloqueie um horário na sua agenda e faça uma reunião com você. Leve esse você S.A. para passear, ou assistir aquele filme, ouvir aquela música ou apenas escutar o que ele quer dizer de importante.

2- Limite seu horário de trabalho. Quando realmente queremos ou precisamos fazer algo sempre conseguimos sair no horário não é verdade? Assuma o compromisso

de ser produtivo e eficaz nas horas de trabalho normais, para isso seja focado e organizado. Comece compreendendo que equilíbrio entre pessoal e profissional está relacionado a viver seu tempo com sabedoria. Se ficar tempo demais em uma determinada área da vida, outras áreas ficarão deficientes. Limite inclusive Facebook, Twitter, entre outros. Auto-disciplina é fundamental para viver bem o tempo.

3- Escreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo. A vida e o nosso tempo só começa a ter sentido quando temos uma direção a seguir. Quais são os seus sonhos? Não quer começar a vivê-los? Sempre há tempo de começar, ou de recomeçar. Escrever dá forma aos nossos sonhos e permite que reflitamos sobre o que verdadeiramente é importante em nossa vida.

4- Escreva suas principais metas. Estabeleça metas claras tanto pessoais quanto profissionais, isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas nos resultados. Indivíduos que possuem metas, são mais produtivos e diminuem as circunstancias indesejáveis. Mantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa lê-las, de preferência todos os dias. E não basta apenas escrevê-las e lê-las, crie ações para atingi-las e coloque em sua agenda. 

5- Ache um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia-a-dia. E se conseguir transforme seu hobby em sua profissão, ou sua profissão em seu hobby. É como o filósofo chinês Confúcio dizia: “Escolha um trabalho que você ama e nunca mais irá trabalhar na vida”. Se você ainda não escolheu um trabalho de amor ou que ame, comece escolhendo um hobby.

6- Primeiro você depois os outros. Quando você começa a realizar suas prioridades, alcançar suas metas e viver seu tempo focado no importante, é incrível como sua disposição e energia aumentam. A verdade  é que só conseguimos ajudar os outros de fato quando ajudamos primeiro a nós mesmos. Por isso, para ter mais tempo, comece fazendo coisas que você gosta, que trazem resultado. Assim terá mais tempo para viver os relacionamentos importantes em sua vida. E sua alegria e produtividades servirão de exemplo aos outros.

7- Equilibre seus 4 corpos. Algumas filosofias ensinam que temos 4 corpos. O corpo físico, o metal, o emocional e o espiritual. O que você tem feito para contemplar cada um desses aspectos do ser? Estabeleça um equilíbrio entre esses 4 corpos. Faça atividades que trarão saúde e bem estar relacionados a cada corpo. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar. Pense em cada corpo e em coisas que eles precisam que sejam feitas para eles. Agende e cumpra, eles vão te recompensar com muita energia e disposição.

*Christian Barbosa também ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100 – www.maistempo.com.br, é autor dos livros “A Tríade do Tempo”; “Você, Dona do Seu Tempo”; “Estou em Reunião”; co-autor do “Mais Tempo, Mais Dinheiro”; e “Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?”. Sua mais nova obra: “60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo”.