Por Danilo Gonçalves

As variáveis para a execução de um evento vão muito além da percepção de seus expositores e visitantes. Executar a Aviestur 2013 em uma cidade nova, com profissionais novos, fornecedores novos e as especificidades legais de um novo destino exige muito estudo, muito trabalho técnico, muitas visitas ao local e, principalmente, capital humano muito integrado.

Os principais pontos críticos para a execução do evento foram:

1 – É o primeiro ano de um evento da Aviesp após o fatídico acontecimento em Santa Maria por falta de alvará e planos de fuga em caso de incêndio, e isso fez com que as normas técnicas fossem cumpridas com muito mais vigor pelo corpo de bombeiros (com razão, aliás). Nossos eventos sempre começam com alvará (AVCB), ofícios para todos os órgãos públicos, autorizações de toda a comunidade e fazemos questão de envolver os munícipes na execução.

2- Precisávamos realizar o evento em um local em que houvesse público alvo há menos de 150 km em quantidade para sozinho suportar a demanda da feira. Além disso, o espaço deveria ter um bom pé direito e metragem de 5000m em um único piso. Nos restaram 3 locais no estado, sendo que um já é utilizado por uma feira, o outro é muito distante do interior e havia Holambra, que dista apenas 32 km do centro de Campinas.

3- Governos brasileiros não garantem o pagamento e, quando garantem, não há previsão de recebimento.
Para executar o evento temos de contar com a existência de planejamento e de responsabilidade fiscal dos gestores municipais e estaduais de turismo que comprar estandes em nosso evento, sendo, em muitos casos onerados por pagamentos que chegam a demorar 3 anos para acontecer. Neste ano chegamos a excluir um governo por simplesmente não compreender a importância do agente de viagens e por desrespeitar a Lei Complementar 101 – LRF – Lei de Responsabilidade Fiscal.
Se nós como entidades devemos ter todas as negativas para participar de um evento, o mesmo deve valer para os governos, que salvo exceções muito planejadas e profissionais, simplesmente entendem que todos devem aguardar seus trâmites.

4- Além disso, na cidade há uma lei municipal que limita o som a 40dB, pouco mais que o barulho de conversas de uma feira. Ocorre que, para se realizar eventos sociais, isso é um grande complicador. Tivemos, junto com o espaço de eventos, de realizar ações legais e formais em diversas instâncias para manter o som em suportáveis 64bD até a meia noite e, só assim realizar o evento.

Todos estes itens seriam simples se as demandas não tivessem vindo em menos de 1 semana antes do evento.
Ocorre que aí entra o diferencial de um evento planejado e estruturado. Nossa equipe organizou , em 4 pessoas, todas as informações e notas técnicas necessárias e chegamos a ficar 72 horas diretamente ligados a este processo. No dia do evento tudo estava liberado e ninguém viu qualquer problema de bastidores.

Execução e resultados

A grande felicidade de um executivo de evento é saber que seu time sabe jogar em todas as posições. Neste ano tomamos uma decisão às vezes apavorante para um gestor, mas fundamental para aproximar todos os membros da organização. Todos os e-mails eram encaminhados a todos e podíamos ter acesso a todas as informações. Apesar de exigir muito estudo e de recebermos uma avalanche de e-mails diários (da ordem de 1800), o fato de estarmos próximos facilitou as respostas e, com raras exceções, todos sabiam quem deveria responder cada situação, mas ninguém deixou de receber uma só resposta.

Nossa equipe respondeu às demandas de e-mail, Facebook twitter, Instagram e não houve uma só questão de agente de viagens, expositor ou imprensa que não tenha respondido.

O evento transcorreu perfeitamente e chegamos a nos questionar em diversas vezes se tínhamos algum problema em nosso rádio. O publico foi de 4200 pessoas, sendo que 2724 eram agentes de viagens.

A principal mudança foi o desenho do evento, que antes era em zigue-zaque (direcionado) e priorizamos a criação de ilhas e visitação livre, o que tornou os espaços maiores. As pessoas do evento o tempo todo tinham visitação, só que as pessoas se distribuem pelo evento, evitando grande volume de pessoas em um único estande. O evento foi um verdadeiro sucesso.

Para 2014

Já temos eventos sociais fechados para o ano que vem, já há mais de 20 pedidos de expositores em expor na feira e, principalmente, a certeza de que houve realmente mudanças que fizeram a diferença ao expositor.

Como lição de casa, temos que hospedar os associados e pré-inscritos mais próximos a Holambra, temos que tentar conseguir patrocinadores para todos os almoços e jantares fortalecer as capacitações no período da manhã, nosso momento forte e de grande resultado para os expositores.

Encontramos os bons agentes de viagens em 2014, em uma Holambra mais preparada para um evento de primeira qualidade.

Danilo Gonçalves é Diretor de Planejamento da AVIESP – Associação das Agências de Viagens Independentes do Interior do Estado de São Paulo.

A Aviesp possui mais de 300 agências associadas e ampla representatividade em todo o Brasil, ela mantém parceria com outras entidades, apoiando e participando de importantes eventos de formação e cultura, levando os agentes de viagens a prestigiar os parceiros públicos e privados.